3 idées innovantes pour optimiser la gestion de votre espace de coworking

3 idées innovantes pour optimiser la gestion de votre espace de coworking

À l’aube de chaque matin, les aficionados du Neocamino se rassemblent dans leur repaire commun, un berceau d’innovation et de partage. Pour nous, c’est le remède idéal à la routine de bureaux monotones, le secret pour rester sur la crête de la vague, peu importe la taille de l’équipe. Que vous soyez un as du clavier travaillant en solo, une petite équipe soudée, ou une bande ramifiée d’audacieux, l’esprit entrepreneurial y est comme l’oxygène, omniprésent. On y respire les mêmes euphories, on y essuie parfois les mêmes coups durs; et des alliances inattendues peuvent y éclore, offrant un soutien ou une passerelle vers de nouvelles perspectives…

Une ribambelle de nos compères, les intrépides charpentiers des startups, ont pris le même virage, s’embarquant ainsi dans la formidable aventure du coworking. Un regard avisé permet régulièrement de déceler des perles rares, des pratiques inspirantes qui mériteraient d’être compilées, tel un guide de survie, pour illuminer le chemin de ceux qui naviguent dans l’océan tumultueux de la gestion de ces espaces collaboratifs. Alors, mettons le cap vers le partage de ces pépites, pour permettre à l’orchestre du coworking de jouer à l’unisson et de créer une symphonie bénéfique pour tous. En avant, moussaillons, hissons haut le pavillon du coworking!

1. Régler le micro de notre orchestre de travail partagé

Imagine une symphonie d’entreprises, de startups et de freelancers. Maintenant, imagine-les jouant ensemble comme une formation unique bien huilée. Ça semble incroyable, non? Mais pour que les notes volètes ensemble au lieu de s’écraser les unes contre les autres, les règles du jeu doivent être posées aussi clairement qu’une partition.

Note ces points vitaux :
• Offre de services
• Prix
• Règles du fonctionnement

Une entreprise revient nous retrouver, jour après jour, doit savoir où elle met les pieds. Elle doit comprendre les notes qu’elle doit compter régulièrement, les accords que chacun joue autour d’elle et pourquoi on joue parfois différemment : pour que la symphonie joue en harmonie, les accords doivent être sains.

De la même manière, les entreprises seront ravies de voir les notes de musique qu’elles peuvent interpréter de manière transparente :
• les services auxquels elles peuvent prétendre : impressions, connexion internet, ligne téléphonique, boîte postale, nettoyage, fournitures et tout le reste;
• les tâches qu’elles peuvent ajouter à leur partition : nettoyage, cuisine, communication ou formation pour le compte de l’espace, par exemple. Y’a une tonne de façons de jouer ensemble.

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Même si chaque entreprise joue sa propre mélodie, l’espace lui-même est aussi une entité qui interpète son propre tempo. En prenant soin d’accorder tous les instruments, de donner direction, de définir les modalités du jeu, les objectifs à atteindre et les indicateurs associés, les décisions seront comme de la musique pour leur oreilles, mieux comprises et plus facilement acceptées au fil du temps.

2. Jouer le maître d’orchestre pour réchauffer l’ambiance entrepreneuriale

Qui a dit que le travail c’est pas le pied ? Les entreprises qui font de leur lieu de travail un espace partagé respirent souvent l’énergie à plein nez. Si seulement le temps suivait le même rythme !Pour tisser des liens forts et durables, pour que l’esprit d’équipe foisonne et pour faire jaillir de la valeur pour ses membres, c’est pas le genre à se faire dans un claquement de doigt. Ça demande une gestion soignée, avec le cerveau en ébullition, de cet aspect communautaire.Vous avez déjà eu le nez au vent et préparé des actions, des idées ? Chapeau bas ! Nous aussi :• Offrir aux travailleurs de… travailler : C’est pas le luxe, chacun devrait pouvoir trimbaler à son rythme avec tout le matériel indispensable : un silence monacal ou l’option de s’isoler pour passer un coup de fil sans déranger, du papier en masse dans l’imprimante, une connexion internet aussi rapide qu’un lièvre, et même des toilettes accessibles ! • Inventer des rencontres : Des petits déjeuners sympa, des déjeuners conviviaux entre collègues, des revues des projets en cours ou des séances de remue-méninges ? Oui, oui et trois fois oui !• Semé des souvenirs communs : En aménageant l’espace pour se défouler avec un baby-foot ou une table de ping-pong, une bibliothèque de BD pour les grands enfants ou un coin télé, et pourquoi pas une salle de repos avec un canapé confortable pour une petite sieste ? De bout en bout, vous kiffez l’idée que les entreprises non seulement participent, mais se sentent aussi à leur place, comme chez elles, dans cet espace de travail partagé. Faut les voir aussi comme des clientes privilégiées à qui vous pouvez filer un coup de pouce. Aussitôt qu’elles verront tous les bénéfices, elles seront des partenaires de choix pour alimenter la dynamique que vous aurez instaurée. Faut pas se mentir, c’est pas un statut qui se déclare au greffe du tribunal, c’est simplement un stade du jeu auquel on aboutit naturellement.

3. Transformer les espaces de coworking en leviers de promotion dynamiques par et pour les résidents 

Les espaces de coworking sont prêts à mettre leurs atouts en avant, à la fois sur le net et hors ligne. Comme s’ils étaient branchés sur des piles électriques, ils sont capables de transformer leur plan de marketing en un tremplin vibrant pour impliquer leurs membres. En dessinant les contours d’une communauté qui va bien au-delà de leurs locaux, ces espaces donnent un sérieux coup de pouce non seulement à leurs propres affaires, mais aussi à celles des entreprises qui tapissent leurs murs.

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Le concept brille par son astucieuse simplicité quand on regarde de plus près les espaces de travail partagés. Pour commencer, ces endroits possèdent un potentiel de notoriété stratosphérique par rapport à celui des entreprises individuelles. L’espace, avec son charisme d’aimant capable d’attirer des entreprises sous son aile, peut finalement faire briller sa communication en se nourrissant du succès de ses résidents pour capter les feux des projecteurs des médias.

Mais ce n’est pas tout. Il sert aussi de relais physique pour les membres – un canal qui donne autant de punch en ligne que hors ligne lorsque sa stratégie est bien ficelée. Imaginez des rendez-vous matinaux sur un thème, des ateliers de formation spécialisés, des soirées à thème – c’est là que l’espace peut faire la différence.

Et le meilleur de tout ? Il s’érige en une plateforme médiatique passionnante et respectable s’il parvient à fédérer des voix qui ont un intérêt commun à y participer. Il faut à cet effet lancer un cercle vertueux : générer du trafic vers le site web de l’espace, non seulement grâce à l’équipe qui gère le webmarketing, mais aussi en intégrant les entreprises membres qui peuvent fournir du contenu en fonction de leurs compétences et aider la cause en partageant ce qui y est publié.

La finalité est que l’espace de coworking déploie tout son arsenal marketing – s’appuyant non seulement à son propre compte, mais principalement au profit de ses membres. C’est un gagnant-gagnant : cela peut servir de catapulte à une entreprise au démarrage et comme un canal marketing de plus par la suite.

Des projets enthousiasmants existent pour nous donner de l’inspiration. Ils ne proviennent pas tous de milieux de coworking, mais ces derniers peuvent se servir dans leur plat pour en tirer le meilleur: pensez à The Family et son arc-en-ciel d’événements proposés, Dojocrea avec son excitant Dynamique Mag. Ou pourquoi pas nous, Neocamino avec notre Jeudi du Webmarketing, ou même les matinales revigorantes de la pépinière Acteurs du Tourisme Durable?

Et de votre côté, que mijotez-vous? Si vous êtes confortablement installé dans un espace partagé, voyez-vous des améliorations que l’équipe pourrait apporter? Partagez vos recettes secrètes, nous en sommes impatients!