Le cahier des charges fonctionnel est un document essentiel dans le développement de tout projet informatique ou numérique. Il permet à toutes les parties prenantes (clients, concepteurs, développeurs…) d’avoir une vision précise et détaillée des besoins et fonctionnalités attendues pour un système donné. Dans cet article, nous allons aborder les différentes étapes de la rédaction ainsi que les informations cruciales qu’il faut y décrire.
Pourquoi un cahier des charges fonctionnel ?
Établir un cahier des charges fonctionnel offre plusieurs avantages :
- Communication claire entre les différents acteurs du projet.
- Assurance que tous les besoins du client seront pris en compte.
- Création d’une base solide pour la planification et l’estimation du coût et du temps nécessaires à la réalisation du projet.
- Réduction des risques de malentendus et d’omissions, qui peuvent avoir des conséquences fâcheuses en termes de qualité et de coûts additionnels.
- Suivi efficace du respect des exigences au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Contenu du cahier des charges fonctionnel
Description des besoins et objectifs du client
La première étape de la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel consiste à identifier les besoins du client, c’est-à-dire ce qu’il attend concrètement du système que l’on crée pour lui. Il faut également définir les objectifs généraux du projet, qui serviront comme buts à atteindre tout au long de sa réalisation. Ces informations permettront de guider la conception et l’élaboration des différentes fonctionnalités.
Liste des fonctionnalités et exigences associées
Le cœur du cahier des charges fonctionnel est la description détaillée des fonctionnalités souhaitées pour le système. Chaque fonctionnalité doit être accompagnée de ses exigences associées, aussi bien en termes de performance (temps de réponse, disponibilité…), que d’ergonomie ou de compatibilité avec d’autres systèmes déjà en place par exemple.
Pour rendre cette partie plus claire, il est recommandé de regrouper les fonctionnalités selon leur nature ou leur domaine d’application :
- Fonctionnalités liées à la gestion des utilisateurs.
- Fonctionnalités liées à la gestion des données (création, modification, suppression…).
- Fonctionnalités de recherche et de tri.
- Fonctionnalités d’import/export.
- Fonctionnalités de sécurité.
En détaillant chaque fonctionnalité, il faut veiller à en décrire précisément le comportement attendu, ainsi que l’ensemble des éléments liés (conditions d’utilisation, contraintes, données manipulées…).
Scénarios d’utilisation et cas d’utilisation
Pour faciliter la compréhension du cahier des charges fonctionnel par l’ensemble des acteurs, il est utile de présenter certains scénarios d’utilisation représentatifs. Ces scénarios décrivent comment le système sera utilisé concrètement, en mettant en scène un ou plusieurs utilisateurs effectuant des actions pour atteindre leurs objectifs avec les fonctionnalités offertes.
La création de cas d’utilisation peut également être une approche complémentaire intéressante, dans laquelle on décompose chaque scénario d’utilisation afin de lister les différentes étapes de manipulation du système nécessaires pour réaliser les tâches décrites. Les cas d’utilisation permettent notamment d’identifier les pistes d’amélioration en termes d’ergonomie ou de rationalisation du processus.
Conseils pour la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel
Soyez précis
Afin d’éviter les malentendus et omissions, il est important d’être précis et exhaustif lors de la description des besoins, fonctionnalités et exigences. Faites preuve de rigueur dans la définition des termes utilisés et n’hésitez pas à fournir des exemples concrets pour illustrer votre propos.
Utilisez un langage compréhensible par tous les acteurs du projet
Le cahier des charges fonctionnel doit être compris par l’ensemble des parties prenantes, y compris celles qui n’ont pas forcément une expertise technique pointue. Il convient donc d’utiliser un langage clair et accessible, en évitant autant que possible le jargon spécifique à un domaine particulier.
Rédigez de manière structurée et hiérarchisée
Pour faciliter la lecture et la compréhension du document, il est conseillé de procéder à une mise en forme structurée et hiérarchisée. Utilisez des titres et des intertitres pour délimiter les différentes parties, ainsi que des listes à puces ou numérotées pour présenter les informations de manière ordonnée. N’hésitez pas à user de gras et d’italique afin de mettre en valeur certaines informations importantes ou spécifiques.
Envisagez une approche modulaire et évolutive
Lors de la rédaction du cahier des charges fonctionnel, il peut être intéressant d’envisager une approche modulaire et évolutive, notamment dans le cas de projets complexes ou de longue durée. Cette méthode consiste à découper le développement du système en plusieurs phases successives, chacune se focalisant sur un sous-ensemble de fonctionnalités prioritaires. Cela permet d’assurer une meilleure répartition des efforts et des ressources, ainsi qu’une adaptation plus souple aux évolutions potentielles du projet en cours de réalisation.
S’inspirer d’exemples existants
Enfin, pour vous aider à concevoir un cahier des charges fonctionnel aussi complet et efficace que possible, n’hésitez pas à vous inspirer d’exemples existants ou de modèles proposés par des organisations spécialisées. Vous pouvez également consulter des guides et recommandations publiés sur Internet, afin d’éviter certaines erreurs courantes et de capitaliser sur les bonnes pratiques éprouvées.