Convocation des assemblées générales : procédures et meilleures pratiques pour les entreprises

Convocation des assemblées générales : procédures et meilleures pratiques pour les entreprises

En matière de SARL, convoquer une assemblée générale n’est pas un processus à prendre à la légère. Vous ne voudriez sûrement pas rencontré un tourbillon de contestations ou, qui sait, des nullités en plein vol, non? Récemment, dans une pub, une voix venue de l’ombre des ministères nous a rappelé (à la vitesse d’un courrier recommandé AR, s’il vous plaît!), qu’il y a des MUST-TO-DO que l’on ne peut pas ignorer. Throw? Pourquoi ne pas faire le tour de ce parcours semé de pièges pour se prémunir contre des imbroglios futurs?

Les Convocateurs

Dans l’univers de la SARL, c’est le gérant qui se tape le boulot en convoquant l’assemblée. Si notre chérubin se montre réfractaire ou carrément absent, le commissaire aux comptes prend le relais, à condition que la société en dispose d’un. Les associés, quant à eux, peuvent seulement implorer la justice pour la mise en place d’un Stand-in pour la convocation. Cependant, comme tout ce qui mérite du temps et de l’argent, ce procédé n’est choisi que si la zizanie règne avec le dirigeant dans le monde SARL. En débarquant sur les terres de la SAS, le président se charge de la convocation de l’assemblée. Cependant, les statuts peuvent intercéder et poser leurs propres règles du jeu et, sur une note positive, permettre même une provocation par les associés. Retenez cette astuce! Cela peut vous être utile lorsque vous allez structurer votre société.

La Convocation

Dans la SARL, la convocation requiert une livraison par RAR. Pas de preuve de signature sur un bout de papier visible par tous les associés, s’il vous plait! A moins que vous n’ayez tous les associés présents ou représentés, dans ce cas, une convocation verbale peut sauver la journée. En bref, contourner le protocole de convocation est risqué, à moins que vous ne soyez pas sûr que tous les associés seront présents. Le respect du formalisme est une priorité, surtout si vos associés sont à distance ou en désaccord. En revanche, pour les SAS, les statuts peuvent fournir une variété de possibilités de convocation, y compris par courriel. Petite victoire pour plus de flexibilité!

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Calendrier

Bien que les statuts de la SAS puissent définir librement le délai de convocation, le monde de la SARL impose un délai strict de quinze jours. Ici aussi, ne vous trompez pas! Le compte à rebours commence le lendemain de l’envoi de la convocation. D’autre part, en anticipant les délais, le dirigeant doit prévoir le temps nécessaire pour préparer différents éléments, allant de la rédaction des actes, rapports spéciaux, en passant par éventuellement les opérations avec le commissaire aux comptes.

Le Contenu

La convocation doit comporter toute une série de détails, dont le lieu, la date et l’heure de la réunion, et plus encore. Elle doit donner aux associés toutes les informations dont ils auront besoin pour comprendre parfaitement l’ordre du jour. La rédaction du document est un travail méticuleux auquel il faut porter une attention particulière afin d’éviter toute ambiguïté lors du vote. En cas de conflit, les associés devront faire appel à un mandataire désigné par la justice.

Bien que tout cela puisse sembler contraignant, respecter ces formalités est en réalité une garantie de sécurité pour l’assemblée générale de la SARL et, par conséquent, une garantie de stabilité pour l’entreprise. Même lorsque les tensions entre associés sont inexistantes, il est toujours essentiel de suivre ces règles, sauf à être certain que tous seront présents ou représentés.