Dans notre monde connecté d’aujourd’hui, il est courant de recevoir des emails à toute heure. Pourtant, lorsqu’on s’éloigne du travail pour des congés ou autres raisons, on ne veut pas se sentir constamment lié à sa boîte mail. L’utilisation de la phrase « je prendrais connaissance de votre message à mon retour » dans son message d’absence peut être une option judicieuse pour assurer un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cet article vous explique comment utiliser cette phrase efficacement et aborde également d’autres aspects à considérer lors de la gestion de vos emails pendant votre absence.
Créer un message d’absence informatif et professionnel
Un message d’absence bien rédigé et structuré assure que les correspondants sont informés de votre situation et savent à quoi s’attendre en termes de réponse. Voici quelques éléments clés à inclure :
- La date de départ et de retour : Indiquez clairement quand vous allez partir et revenir en indiquant la période de votre absence.
- La mention « je prendrais connaissance de votre message à mon retour » : Cette formulation permet d’instaurer une certaine distance avec l’expéditeur et clarifie le fait que vous ne consulterez pas vos mails pendant votre congé.
- Un contact en cas d’urgence : Si nécessaire, fournissez les coordonnées d’un collègue ou d’une autre personne pouvant traiter les questions urgentes pendant votre absence.
Exemple de message d’absence :
Bonjour, Je suis actuellement en congé jusqu'au XX/XX/XXXX. Je prendrais connaissance de votre message à mon retour. Si vous avez besoin d'assistance avant cette date, veuillez contacter [nom du collègue] à [adresse mail]. Merci et à bientôt, [Votre nom]
Gérer efficacement vos mails avant et après votre congé
Pour profiter pleinement de votre temps libre sans se soucier des emails en attente, il est essentiel de bien gérer votre boîte de réception à la fois avant et après votre départ. Voici quelques suggestions pour éviter le stress lié aux emails :
- Triez et organisez vos emails avant votre départ : Répondez à toutes les demandes urgentes ou déléguez-les à un collègue si nécessaire.
- Planifiez des rappels automatiques : Configurez des alertes pour vous assurer de reprendre certaines discussions ou projets dès votre retour.
- Déconnectez-vous : Évitez de consulter régulièrement votre boîte mail pendant vos vacances pour éviter de tomber dans la tentation de travailler alors que vous êtes censé vous détendre.
- Faites une transition en douceur lors de votre retour : Prévoyez du temps pour trier et répondre à vos messages en attente dès votre retour.
Profitez de fonctionnalités avancées pour gérer votre boîte mail durant votre absence
La plupart des clients de messagerie offrent des outils pour vous aider à automatiser la gestion de votre boîte de réception pendant les périodes d’absence. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus utiles :
Répondeur automatique ou « out of office »
Le répondeur automatique est probablement la fonctionnalité la plus connue pour gérer les absences. Personnalisez simplement le message de réponse automatique en y incluant l’expression « je prendrais connaissance de votre message à mon retour » parmi les autres informations pertinentes.
Filtrage et redirection des emails entrants
Afin de faciliter la gestion de vos courriels à votre retour, vous pouvez configurer des filtres ou des règles pour trier automatiquement vos messages par sujet, expéditeur ou niveau de priorité. Ainsi, les mails plus urgents seront plus faciles à repérer lors de votre reprise du travail.
Mails programmés pour un envoi ultérieur
S’il y a des communications ponctuelles que vous souhaitez envoyer pendant votre absence, de nombreux programmes de messagerie proposent une option d’envoi différé pour programmer ces envois à une date déterminée. De cette manière, même si vous n’aurez pas accès à votre boîte mail pendant votre congé, vos correspondants recevront les informations importantes conformément au calendrier prévu.
Trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une gestion efficace des emails
En résumé, la phrase « je prendrais connaissance de votre message à mon retour » est un outil précieux pour instaurer des limites entre vie professionnelle et vie privée lors de vos périodes d’absence. Alliée à une utilisation judicieuse des fonctionnalités avancées des clients de messagerie et à une organisation minutieuse, elle vous permettra de profiter pleinement de vos congés sans craindre le syndrome de la boîte mail débordante à votre retour.