Le publipostage Word avec étiquettes est une fonctionnalité extrêmement utile pour personnaliser et automatiser l’envoi de courriers, d’étiquettes ou de cartes de visite. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment utiliser cette fonction de manière optimale.
Comprendre le publipostage dans Word
Microsoft Word offre une option de publipostage, qui permet de produire en série des documents contenant les mêmes informations générales et des données variables, comme les noms, adresses, etc. La mise en place du publipostage se fait à partir d’une base de données appelée liste de données, qui peut être créée directement dans Word, ou importée depuis un fichier Excel ou Access.
Création d’étiquettes personnalisées avec Word
Dans la plupart des cas, le publipostage Word avec étiquettes est utilisé pour créer des étiquettes d’adresse pour des enveloppes, mais il peut également servir à fabriquer des étiquettes pour des produits, des badges, etc. Pour commencer, il faut choisir le modèle d’étiquette correspondant à vos besoins et aux dimensions de vos étiquettes prédécoupées.
Taille des étiquettes
Pour sélectionner le format d’étiquette approprié, suivez ces étapes :
- Ouvrez un nouveau document Word
- Cliquez sur l’onglet « Publipostage » dans le ruban supérieur
- Sélectionnez « Démarrer la fusion et le publipostage », puis choisissez « Étiquettes »
- Une boîte de dialogue s’ouvre vous permettant de choisir le type d’étiquette et les dimensions. Vous pouvez aussi entrer manuellement les mesures si nécessaire.
Note : Pour obtenir une liste d’options différentes, il est recommandé de télécharger des modèles d’étiquettes sur le site du fabricant.
Ajout des données variables dans le document Word
Une fois que le modèle d’étiquette est défini, il faut intégrer les informations variables (nom, adresse, etc.) à partir de la liste de données. Avant de procéder, assurez-vous d’avoir préparé votre fichier source contenant la liste de diffusion.
Liste de données source
Il est possible de créer cette liste directement dans Word, ou bien de l’importer depuis un tableur tel qu’Excel. Voici comment procéder :
- Cliquez sur l’onglet « Publipostage » dans le ruban supérieur
- Sélectionnez « Sélectionner les destinataires », puis « Utiliser une liste existante » ou « Taper une nouvelle liste »
- Pour une liste existante, recherchez le fichier source dans vos documents. Pour une liste créée dans Word, suivez les instructions pour ajouter les champs nécessaires.
Fusion des données sur les étiquettes
Une fois la liste de données connectée au document Word, suivez ces étapes pour insérer les champs variables :
- Dans le panneau « Étiquette », cliquez sur l’onglet « Publipostage »
- Sélectionnez l’option « Insérer un champ de fusion », puis choisissez les éléments à ajouter (nom, prénom, adresse, etc.)
- Répétez cette opération pour chaque zone de texte souhaitée,
- Ajustez la disposition et la mise en forme selon vos préférences.
Prévisualisation et impression des étiquettes
Il est conseillé de vérifier l’apparence de vos étiquettes avant l’impression finale. Pour ce faire, utilisez la fonction « Aperçu des résultats« . Si tout semble correct, procédez comme suit :
- Cliquez sur « Terminer et fusionner » dans l’onglet « Publipostage »
- Choisissez « Imprimer les documents » ou « Modifier les documents individuels » si vous souhaitez apporter des modifications spécifiques
- Assurez-vous d’avoir sélectionné le bon type d’étiquettes et la bonne imprimante,
- Lancez l’impression.
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Tutoriels vidéo
Vidéo 1 : Comment créer des étiquettes avec publipostage Word
Pour ceux qui préfèrent apprendre par des exemples visuels, plusieurs vidéos sont disponibles sur le web pour vous guider pas à pas dans la réalisation du publipostage Word avec étiquettes :
- Vidéo n°1 : Comment créer des étiquettes à partir d’une liste de diffusion
- Vidéo n°2 : Comment importer une liste de données depuis Excel ou Access
- Vidéo n°3 : Maîtriser la disposition et la mise en forme des étiquettes
- Vidéo n°4 : Astuces et conseils pour un résultat professionnel
En suivant ces différents tutoriels, vous serez en mesure de maîtriser rapidement toutes les facettes du publipostage Word avec étiquettes.
Conclusion provisoire
Le publipostage Word avec étiquettes est une fonctionnalité très pratique qui vous permettra de gagner du temps et d’automatiser vos tâches. En suivant les étapes présentées dans ce guide, vous pouvez facilement créer des étiquettes personnalisées pour tous vos besoins, que ce soit pour l’envoi de courriers, la fabrication de badges, ou encore l’étiquetage de vos produits.