Les sasus, comme toutes les sociétés, doivent régulièrement faire face à des dépenses liées aux missions et déplacements professionnels. Pour gérer ces frais de manière optimale, il est essentiel de comprendre leur nature et de mettre en place des outils et méthodes adaptés. Dans cet article, nous aborderons divers aspects liés à la gestion des frais de mission et de déplacement, ainsi que les bonnes pratiques pour assurer une maîtrise efficace de ces dépenses.
Définition des frais de mission et de déplacement
Les frais de mission et de déplacement correspondent aux dépenses engagées par les salariés ou dirigeants d’une entreprise dans le cadre de leurs activités professionnelles en dehors de leur lieu de travail habituel. Ces dépenses peuvent inclure :
- Les frais de transport (train, avion, voiture, etc.)
- Les frais d’hébergement (hôtel, location temporaire, etc.)
- Les frais de restauration (repas pris hors du domicile)
- Les autres dépenses diverses liées au déplacement ou à la mission (parking, péages, communications téléphoniques, etc.)
Enjeux de la gestion des frais de mission et de déplacement
Pour les sasus, il est crucial de gérer les frais de mission et de déplacement de manière rigoureuse et efficace. Plusieurs enjeux sont à prendre en compte :
- Le remboursement des dépenses engagées par les salariés ou dirigeants
- La maîtrise des coûts pour l’entreprise
- La transparence et la lisibilité des dépenses pour le contrôle interne ou externe (ex. : administration fiscale)
Le remboursement des dépenses engagées
Pour assurer une gestion sereine et efficiente des frais de mission et de déplacement, il convient de mettre en place un processus clair et structuré de remboursement des dépenses engagées par les salariés ou dirigeants. Celui-ci doit notamment permettre de :
- Vérifier la conformité des dépenses avec les règles établies par l’entreprise et/ou la législation en vigueur
- Collecter et archiver les justificatifs nécessaires
- Effectuer le remboursement des dépenses dans des délais acceptables pour les personnes concernées
Notez que chaque entreprise peut définir sa propre politique de remboursement des frais de mission et de déplacement, dans le respect des dispositions légales applicables.
La maîtrise des coûts pour l’entreprise
Les frais de mission et de déplacement peuvent représenter une part importante des dépenses d’une entreprise, surtout dans le cas des sociétés ayant une activité commerciale ou de conseil nécessitant de nombreux déplacements. Pour optimiser ces coûts, plusieurs solutions peuvent être envisagées :
- Négocier des tarifs préférentiels avec les fournisseurs de transport et d’hébergement
- Inciter à l’utilisation de moyens de transport moins onéreux (ex. : covoiturage, train plutôt qu’avion pour les courtes distances)
- Mettre en place des budgets ou plafonds pour certaines dépenses (ex. : repas, hôtel)
- Favoriser la planification préalable des déplacements pour bénéficier de meilleurs tarifs
La transparence et la lisibilité des dépenses
Afin de garantir une gestion rigoureuse des frais de mission et de déplacement, il est essentiel d’assurer un suivi précis et transparent de ces dépenses au sein de l’entreprise. Plusieurs outils peuvent permettre d’atteindre cet objectif :
- Un logiciel de gestion des notes de frais, pour collecter, vérifier et archiver les justificatifs de dépenses
- Un tableau de bord récapitulatif pour le suivi global des frais de mission et de déplacement dans l’entreprise
- Des rapports réguliers à destination des responsables hiérarchiques ou financiers sur les dépenses engagées
Méthodes et conseils pour améliorer la gestion des frais de mission et de déplacement
Voici quelques pistes pour faciliter la gestion des frais de mission et de déplacement dans votre sasu :
- Opter pour un logiciel de gestion des notes de frais adapté à la taille et aux besoins spécifiques de votre entreprise
- Clarifier les règles et processus de remboursement des dépenses auprès des salariés ou dirigeants concernés
- Inciter au respect des bonnes pratiques en matière de frais professionnels (ex. : choix des prestataires, anticipation des réservations)
- Mettre en place des contrôles réguliers pour détecter et corriger d’éventuels abus ou erreurs
Choisir un logiciel adapté
De nombreux logiciels existent sur le marché pour accompagner les entreprises dans la gestion des notes de frais. Pour choisir celui qui conviendra le mieux à votre sasu, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- La simplicité d’utilisation pour les salariés ou dirigeants amenés à engager des dépenses
- Les fonctionnalités proposées pour faciliter le contrôle et le traitement des notes de frais par le service administratif ou financier
- L’intégration avec les autres outils de gestion utilisés par l’entreprise (programmes comptables, ERP, etc.)
Former et sensibiliser les salariés et dirigeants
Pour garantir une gestion efficiente des frais de mission et de déplacement, il est important de bien former et informer les personnes concernées sur les enjeux liés à ces dépenses, les règles et processus applicables au sein de l’entreprise, ainsi que les attentes en matière d’économies et d’optimisation des coûts. Des sessions de formation ou de sensibilisation peuvent être organisées à cet effet, ainsi que la diffusion de supports écrits ou digitaux pour rappeler les bonnes pratiques.